Administrativ medarbejder til Uddannelses­administrationen søges

Ansøgningsfrist 15. februar 2017

Arkitektskolen Aarhus søger en erfaren administrativ medarbejder til skolens Uddannelsesadministration til tiltrædelse snarest muligt.

Uddannelsesadministrationen på Arkitektskolen Aarhus står for optagelse af nye studerende, administration af undervisning, eksamensadministration, SU/SPS-vejledning og øvrige administrative services rettet mod studerende, undervisere og arkitektuddannelsen.

Uddannelsesadministrationen har således til formål at lette ansøgeres, studerendes og underviseres administrative hverdag og understøtte Arkitektskolen Aarhus som en attraktiv og velfungerende undervisningsinstitution i tæt samarbejde og dialog med den faglige ledelse. Gennem det daglige arbejde understøtter Uddannelsesadministrationen administrativt og systematisk den faglige retning for og udvikling af arkitektuddannelsen på Arkitektskolen Aarhus.

Arbejdet i Uddannelsesadministrationen er både præget af systematiske drifts- og planlægningsopgaver samt administrativ koordinering mellem den faglige ledelse og undervisere på de enkelte programmer, men også af mange ad hoc-opgaver og konkrete udviklingsopgaver, hvor den administrative understøttelse effektiveres eller forbedres i takt med ministeriets, skolens egne eller omgivelsernes behov og krav.

De gennemgående arbejdsopgaver i Uddannelsesadministrationen vil navnlig være:

  • Styring af sagsgange og procedurer i forbindelse af planlægning og afvikling af den konkrete undervisning
  • Planlægning og praktisk afvikling af bedømmelser, bl.a. afgangsbedømmelserne
  • Information og vejledning om administrative regler og procedurer vedrørende arkitektuddannelsen
  • Individuel rådgivning af studerende og sagsbehandling af henvendelser fra studerende om f.eks. dispensationer, orlov m.v.
  • Drift og udvikling af skolens digitale uddannelsesadministrative værktøjer
  • Understøttelse af og sekretariatsbistand til Studienævnet
  • Sekretariatsbistand til det fælles censorkorps på tværs af de kunstneriske uddannelser

Uddannelsesadministrationen består af fire medarbejdere med kontorfaglig uddannelsesbaggrund samt en akademisk medarbejder, som primært arbejder med skolens internationale studerende.

Dine arbejdsopgaver

Du vil kunne komme til at arbejde med uddannelsesadministrativ sagsbehandling inden for samtlige arbejdsområder i Uddannelsesadministrationen. Dit arbejdsfokus vil som udgangspunkt være på den administrative understøttelse af kandidatuddannelsen og optagelsesprocedurerne til både bachelor- og kandidatuddannelsen. I forhold til disse opgaver vil du skulle arbejde meget tæt sammen med en kollega i Uddannelsesadministrationen.

Du vil – afhængigt af kompetencer – kunne blive ansvarlig for skolens drift og den løbende udvikling af det studieadministrative system STADS.

Derudover vil du kunne komme til at beskæftige dig med tværgående arbejdsopgaver i Uddannelsesadministration, f.eks. forberedelse og afvikling af praktikforløb, opgaver vedrørende statens uddannelsesstøtte (SU) m.v.

Ligesom du løbende vil skulle yde rådgivning til ledelsen og kollegiale organer omkring uddannelsesadministrative forhold.

De konkrete opgaver vil blive fastlagt ud fra dine konkrete kompetencer.

Det skal dog understreges, at arbejdsopgaverne kan ændre sig over tid, da vi prioriterer, at medarbejdere i Uddannelsesadministrationen kan arbejde tværgående og med forskellige opgaver. Endvidere arbejder vi inden for et område, der konstant er i forandring, hvorfor vi løbende skal tilpasse vores opgaveporteføljer. Du vil derfor skulle indstille dig på, at opgaverne varierer meget i omfang og indhold både dagligt og over tid.

Dine nærmeste samarbejdspartnere vil være dine fire øvrige kolleger i Uddannelsesadministrationen samt administrationschefen, som du i formel henseende vil referere til.

Du vil både skulle arbejde selvstændigt og sammen med dine kolleger i Uddannelsesadministrationen, ligesom du vil skulle samarbejde med hele den faglige ledelse og andre interne samarbejdspartnere på Arkitektskolen.

Dine kompetencer

Du skal opfylde disse krav for at kunne komme i betragtning til stillingen:

  • Du har erfaring fra arbejdet i en uddannelses- eller studieadministration på en højere uddannelsesinstitution samt med brug af studieadministrative it-systemer
  • Du har en relevant uddannelsesmæssig baggrund, der har givet kompetencer til at arbejde med administrative arbejdsopgaver, f.eks. en kontorfaglig uddannelse.

Det er en klar fordel, hvis du har konkret erfaring med brug af det studieadministrative system STADS.

I de kommende år vil vi øge brugen af it i uddannelsesadministrationen og den generelle anvendelse af digitale løsninger på Arkitektskolen Aarhus. Du skal derfor have flair for og en positiv tilgang til it og skal kunne være med til at fremme digitale løsninger i det daglige arbejde. Kandidater, som har erfaring med brug af it-systemer og -værktøjer inden for uddannelsessektorer, vil blive prioriteret.

Du skal gerne have erfaring med forvaltningsret eller som minimum et godt kendskab hertil.

Derudover forventer vi, at du

  • vil bidrage positivt og konstruktivt til arbejdet og arbejdsmiljøet i Uddannelsesadministrationen og de løbende faglige udfordringer, som vi skal håndtere,
  • er meget struktureret og evner at skabe overblik over komplekse opgaver,
  • arbejder effektivt med lyst og evne til at udvikle og optimere procedurer,
  • kan lide at arbejde i et højt tempo inden for et område, der er præget af løbende forandringer,
  • har gode samarbejdsevner, er ansvarsfuld og handlingsorienteret,
  • har erfaring med at yde service til ledelse, undervisere og studerende på en højere uddannelsesinstitution,
  • Er god til at kommunikere mundtligt og skriftligt med både studerende og undervisere, også på engelsk, da mange studerende og undervisere er engelsktalende, og
  • Har et godt humør og let til smil

Vi tilbyder

Vi tilbyder et selvstændigt og udfordrende job som uddannelsesadministrativ medarbejder på en stærk faglig uddannelsesinstitution, hvor du vil skulle arbejde med opgaver inden for et område, som har meget stort fokus. Du vil få lejlighed til at sætte dit præg på driften og udviklingen af Uddannelsesadministrationen på Arkitektskolen Aarhus.

Vi tilbyder dig en stilling i et spændende og udviklende miljø, hvor du vil indgå i tætte samarbejder med dine kolleger i Uddannelsesadministrationen, den øvrige administration, undervisere, den faglige ledelse med flere.

Stillingen er en fast stilling på 37 timer og tiltrædelse ønskes snarest muligt.

Vi tilbyder løn, der modsvarer dine kvalifikationer i henhold til gældende overenskomst

Vi er beliggende centralt i Aarhus på Nørreport, men skal i 2020 flytte til nybygget skole på Godsbanearealet midt i Aarhus.

Download beskrivelse af Arkitektskolen Aarhus (PDF)

Yderligere oplysninger

Hvis du ønsker yderligere oplysninger om jobbet eller har spørgsmål til jobbeskrivelsen, kan du kontakte administrationschef Jakob Ljungberg telefon 89 36 02 01 eller jlj@aarch.dk.

Alle henvendelser vil naturligvis blive behandlet fortroligt.

Download stillingsbeskrivelse (PDF)

Ansættelsesprocedure

Ansøgningsfristen er onsdag 15. februar 2017 kl. 10.00, hvor ansøgninger skal være modtaget via Arkitektskolens hjemmeside.

Mandag 20. februar 2017 udvælger ansættelsesudvalget kandidater til samtale, der finder sted enten 23. eller 24. februar 2017. Indkaldelse sker pr. mail i løbet af 20. februar 2017.

Efter ansættelsessamtalen kan der blive indhentet referencer på den kandidat, som vi forventer at tilbyde ansættelse til.

Der er en betingelse for ansættelsen, at kandidaten ikke er straffet for forhold, der gør vedkommende uegnet til at bestride stillingen.

Tiltrædelse forventes 1. april 2017.