Whistleblowerordning

Arkitektskolen har valgt at følge lovens afgrænsning af, hvem der kan indberette som whistleblowere. Det betyder, at følgende grupper kan være whistleblowere:

• Ansatte (nuværende, tidligere eller kommende ansatte)
• Frivillige
• Praktikanter
• Samarbejdspartnere, såfremt de er selvstændige erhvervsdrivende eller arbejder under tilsyn og ledelse af fx leverandører.
• Medlemmer af ledelse og bestyrelse

Studerende har ikke mulighed for at indberette i ordningen. Det skyldes, at loven ikke giver mulighed for at sikre studerendes anonymitet og fortrolighed om indberetningen. Studerende, som har studiejob eller arbejder frivilligt på Arkitektskolen, er dog omfattet af ordningen.

Du kan indberette anonymt, men Arkitektskolen opfordrer generelt til, at du oplyser dit navn i forbindelse med en indberetning, da det muliggør en hurtigere og mere smidig behandling af sagen. I sager om fx (sex)chikane vil det desuden ikke være muligt at behandle en sag, uden der er kendskab til den krænkedes navn.

Der er ikke fastsat præcise eller konkrete kriterier for de sager, som kan give anledning til en indberetning, men det skal være alvorlige forhold, som har fundet sted eller med stor sandsynlighed vil ske. Det kan eksempelvis være følgende (ikke udtømmende liste):

• Brud på tavshedspligt
• Misbrug af økonomiske midler
• Tyveri
• Grov chikane
• Grove eller gentagne overtrædelser af forvaltningsretlige principper

Overtrædelser der ikke er omfattet af ordningen kan være følgende (ikke udtømmende liste):

• Overtrædelser af interne retningslinjer som fx rygepolitik eller sygefravær.

Du bør altid have konkret viden eller begrundet mistanke om, at der er begået sådanne alvorlige forhold, inden du benytter dig af Whistleblowerordningen.

Arkitektskolen foretager i hvert enkelt tilfælde en konkret vurdering af, om forholdet er omfattet af Whistleblowerordningen.

Når du indsender en indberetning er det Arkitektskolens whistleblowerenhed, der behandler indberetningen. Whistleblowerenheden er placeret i skolens HR-afdeling.

Du kan fortage din indberetning anonymt og undlade at angive kontaktoplysninger. Arkitektskolen opfordrer dog til, at du oplyser dit navn i forbindelse med en indberetning, da det muliggør en hurtigere og mere smidig behandling af sagen.

Når din indberetning er modtaget, foretager Arkitektskolens whistleblowerenhed en indledende vurdering af sagen, herunder om der er behov for at inddrage andre i oplysning, undersøgelse og behandling af sagen.

Arkitektskolens whistleblowerenhed underretter den person, der er indberettet om (”den berørte person”), så snart det er muligt. Hvis indberetningen falder inden for ordningen, sker det som udgangspunkt i en form, så indberetningen ikke kan henføres til whistlebloweren.

Arkitektskolens whistleblowerenhed sørger for, at du modtager feedback på din indberetning hurtigst muligt, og som udgangspunkt inden for 3 måneder efter indberetningen er modtaget.

Såfremt din indberetning falder uden for ordningen, vurderer Arkitektskolens whistleblowerenhed om der, ud fra sagens karakter, er grundlag for en nærmere undersøgelse af forholdet uden for enhedens regi.

Når du har indsendt din indberetning, vil du få en kvittering på, at din henvendelse er modtaget. På kvitteringen er der angivet en 16-cifret nøglekode. Du kan bruge koden til at tilgå whistleblowerportalen, hvor du f.eks. kan tilføje yderligere information, ligesom du kan kommunikere med Arkitektskolens whistleblowerenhed og modtage orientering om behandlingen af din indberetning.

Whistleblowerenheden kan også kontakte dig via whistleblowerportalen, hvis den f.eks. har opfølgende spørgsmål til brug for behandlingen af indberetningen.

Det er vigtigt, at du løbende følger sagens udvikling og svarer på eventuelle spørgsmål fra whistleblowerenheden på whistleblowerportalen, idet det kan have betydning for whistleblowerenhedens muligheder for at behandle din indberetning.

Det er derudover vigtigt, at du opbevarer nøglekoden sikkert, da den af sikkerhedsmæssige årsager ikke kan genskabes. Hvis du mister din kode, kan du derfor ikke tilgå indberetningen på whistleblowerportalen.

Se mere i skolens Whistleblowerpolitik.

Arkitektskolens whistleblowerordning giver mulighed for anonymt at indsende oplysninger om kritisable forhold til en betroet whistleblower-enhed, som kan undersøge forholdene nærmere. Via systemet kan du have en opfølgende dialog med whistleblowerenheden. Denne dialog er ligeledes anonym.

Whistleblowerenheden er forankret i Arkitektskolens HR-afdeling og kun de betroede sagsbehandlere fra whistleblowerenheden kan tilgå din indberetning.

Hvis du sender oplysninger ind til Whistleblowerordningen fra en computer, der er på Arkitektskolens netværk, eller via linket til den digitale whistleblowerportal på Arkitektskolens hjemmeside, vil dette kunne blive registreret som led i den almindelige logning af brugeraktiviteter på Arkitektskolens netværk. Dette kan undgås ved at taste web-adressen i en browser på en privat eller offentlig computer, der ikke er tilkoblet Arkitektskolens netværk.

Hvis du ikke er komfortabel med at indberette direkte til Arkitektskolen eller hvis du er i tvivl, om din indberetning behandles objektivt af vores whistleblowerenhed, kan du alternativt foretage din indberetning til Datatilsynet, der forestår en ekstern og uafhængig whistleblower kanal.

Det kan du gøre her: Indberet til Datatilsynet (whistleblower.dk)

Du er som whistleblower beskyttet mod repressalier via Lov nr. 1436 af 29. juni 2021- Lov om beskyttelse af whistleblowere (retsinformation.dk)

Det indebærer bl.a., at din identitet og andre oplysninger i indberetningen er tavshedsbelagte samt at der ikke kan meddeles aktindsigt eller indsigt efter GDPR-reglerne i en whistleblowers indberetning.

Beskyttelsen gælder kun for de indberetninger, som Arkitektskolens whistleblowerenhed vurderer falder inden for ordningen. Det betyder, at beskyttelsen ikke gælder for indberetninger foretaget af personer, der ikke er omfattet af ordningen, eller for indberetninger om forhold, der falder uden for ordningen.

I forbindelse med at vi behandler dine oplysninger, giver Databeskyttelsesforordningen dig en række rettigheder. Du har f.eks. ret til at bede om indsigt i, hvilke oplysninger vi behandler om dig. I visse tilfælde har du også ret til at bede om at få rettet forkerte oplysninger, ret til at bede om at få slettet oplysninger og ret til at bede om, at whistleblowerenheden begrænser behandlingen af dine oplysninger.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du oplyse og bekræfte din identitet, så whistleblowerenheden kan finde dine oplysninger og være sikker på, at oplysningerne ikke sendes til forkerte modtagere.

Se mere i vores Privatlivspolitik for Whistleblowerordningen.